一个国自然项目从立项到结题，材料散落在 30 个人的电脑里

适用客户画像： 高校科研管理处 / 院系科研秘书 / 国家与省部级实验室 / 央企研究院 / 医院科教科

一、科研秘书最痛的不是工作多，是材料找不全

每年 11 月和次年 3 月，是高校科研处最忙的两个时间窗口——结题季和申报季。

科研秘书办公室门口的队会排到走廊里。一位项目负责人拿着一张表格：「我两年前的那篇专利申请材料在哪？」「我们这个项目去年的进展报告归到哪个文件夹了？」「我们组里那个博士现在还参与几个项目？」

科研秘书心里清楚：这些材料其实都在的，但分别在 30 个人的电脑里、5 个院系的网盘里、3 个版本的过期管理系统里。

科研项目的本质是「人 + 项目 + 文档 + 成果」四件事缠在一起。一篇论文可能挂三个项目；一位 PI 可能横跨纵向、横向、人才项目；一个国自然项目可能产出十几篇论文、几项专利、若干篇会议、一两本专著。这些关系是研究价值真正所在，但绝大多数高校管理系统只能做到「流水线式登记」，做不到「立体的关系展示」。

申报新项目时，PI 找证明材料找两天；评估学科水平时，学院汇总成果汇两周；接受教育部巡查时，整个学校熬几个通宵——每一次的本质都是同一件事：找不到完整的关系。

二、高校科研管理的三个长期老问题

把高校科研管理一层一层剥开，长期没被解决好的是三件事：

第一件，关系散落。同一位老师，在人事系统里是教授，在科研系统里是 PI，在财务系统里是项目负责人，在图书馆系统里是论文作者——四个系统四个 ID，谁也接不起来。

第二件，文档非结构化。立项书、结题报告、年度进展、专利申请书、合作协议——这些都是 Word/PDF，没人有时间把它们逐字录成结构化字段。等到要用的时候，从 200 页报告里找一句话靠 Ctrl+F。

第三件，问答靠人脑。「我们学院近三年在某某方向发了多少篇 SCI？」「哪几位老师同时参与了横向和国自然？」「谁的横向到账金额最高？」——这些问题理论上都能在数据库里查，实际上都靠科研秘书翻 Excel。

通用的科研管理软件能解决「登记」问题，解决不了「关系」和「问答」。研究本身的核心价值是关系，但管理系统从来不存关系，只存表单。

三、KnoProbe 在高校科研场景里替您做的事

我们做的不是又一个科研管理系统，而是让现有材料自然形成一张可问答、可查询、可分析的知识图谱。在高校科研场景里，它在三件事上替您兜底：

第一，把立项书、结题报告、年度进展自动抽成结构化字段。

后台预置一套科研模板：纵向项目模板（项目编号、PI、起止年份、经费、依托单位、参与人）、论文模板（标题、作者、期刊、影响因子、被引、关联项目）、专利模板（专利号、申请人、技术领域、状态）、横向合作模板（甲方、金额、期限、对应 PI）。一份立项书拖进来，半分钟内能拿到一张已经填好的表格，每一格挂着原文段落可点击查看。

新增的模板字段（比如「是否涉外」「是否双一流」）由科研处自己加，不需要排开发。

第二，把人、项目、论文、专利、合作单位自动连成一张知识图谱。

每一位老师作为图谱里的一个节点，每一个项目、每一篇论文、每一项专利、每一份合作协议都是节点。关系自动建立：谁是项目 PI、谁是论文一作、谁是专利发明人、哪个项目产出了哪篇论文、哪份合作来自哪个企业。

打开图谱，您可以一眼看到「这位老师近三年的全部成果地图」、「这个学科方向的全部产出网络」、「哪几位老师在同一个方向上有合作潜力」。这张图不需要研究员自己绘，是基于您上传的材料自动生成的，并且随着材料更新自然演化。

第三，AI 助手能基于这张图回答管理问题。

科研处的老师可以在对话框里直接问：「我们学院 2023 年的国自然立项数和上一年比变化？」「哪几位 35 岁以下的青年教师同时参与了纵向项目和横向合作？」「我们学校近三年某某方向被引最多的三篇论文是哪几篇？」——AI 会基于知识图谱直接给出答案，每个数字背后挂着可点击的项目和论文清单，绝不胡编。

对申报季的实际帮助：PI 准备新项目申报时，AI 助手可以一秒钟拉出他过去五年所有相关成果作为前期基础证明材料；学院总结学科水平时，可以一键导出一份带关系图的学科发展报告。

四、上线节奏与适用边界

我们建议从一个学院做起，先用 4 周时间完成基础材料的回灌（立项书、近 5 年论文、专利、横向合同），第 5–6 周配置科研模板并跑通图谱自动生成，第 7–8 周让科研秘书和几位骨干 PI 试用 AI 问答。一个完整学院跑通后，再扩展到全校。

不适合直接上的两类情况：

• 材料完全没有电子化的单位——我们能处理 PDF / Word / 扫描件 OCR，但纸质卷宗需要先扫描，这件事我们做不了。
• 学校管理系统对接被严格限制的环境——理论上我们可以离线处理，但效果会比有系统对接的环境差一个量级，建议先打通基础数据接口。

---

如果您是高校科研处处长、副处长、院系科研秘书、医院科教科或研究院信息中心负责人，想看一段「选中一个国自然项目，立刻展示出这个项目从立项到结题的完整人才与成果网络」的真实演示，欢迎联系我们获取 科研 demo。让科研材料从「30 个人的电脑里」回到「一张可问答的图谱里」。